Comment organiser un congrès ?

préparation congrès

Organiser un congrès n’est pas donné à  tout le monde, mais ce n’est pas non plus mission impossible. Il vous suffit d’être motivé et de savoir comment utiliser vos ressources. Vous pouvez suivre les conseils ci-dessous pour savoir comment organiser un congrès en toute simplicité.

Cherchez un lieu pour le congrès

La première étape consiste à chercher un espace où vous pouvez tenir le congrès. Vous avez beaucoup d’options pour cela. Vous pouvez réserver des salles de banquet, des centres de congrès, des hôtels et même des espaces extérieurs. Choisissez l’endroit qui convient le mieux au type de congrès que vous allez avoir. Discutez avec le directeur de l’établissement pour lui poser quelques questions.

Définissez une date et un horaire pour le congrès

Déterminez la date et l’heure exactes du congrès afin de pouvoir réserver le lieu et poursuivre l’organisation du congrès. Certains congrès durent quelques jours. Lorsque vous fixez une date pour le congrès, ne choisissez pas les jours fériés et les dates où d’autres types de congrès sont également réservés. Cela réduira le nombre de personnes qui assisteront à votre congrès.

Lancer les invitations à l’avance

Vous avez besoin de conférenciers et d’invités spéciaux pour assister à votre congrès afin d’attirer plus de monde. Invitez les personnes des mois à l’avance afin que vous puissiez immédiatement savoir s’ils sont disponibles. De cette façon, vous aurez plus de temps pour chercher d’autres invités possibles si votre premier choix n’est pas disponible.

Faites la promotion de votre congrès

La publicité joue un rôle important dans l’organisation d’un congrès. Placez des dépliants et des affiches à différents endroits. Utiliser l’Internet pour diffuser l’information à un plus grand nombre de personnes. Vous pouvez afficher l’information sur le congrès sur des sites spécialisés et des forums en ligne. Le bouche à oreille est aussi une excellente idée.

Période de pré-enregistrement

Prévoir une période de pré-inscription pour ceux qui sont intéressés à assister au congrès. C’est utile pour que vous ayez immédiatement de l’argent que vous puissiez investir pour améliorer le congrès. Comme mesure incitative, offrez des rabais à ceux qui s’inscriront tôt.

Trouvez des bénévoles

Trouvez des bénévoles qui vous aideront pendant le congrès. Affichez des annonces que vous cherchez des bénévoles afin de pouvoir les avoir le plus tôt possible. Les bénévoles doivent s’intéresser à la convention et participer activement afin de pouvoir aider les invités et les visiteurs pendant la convention.

Préparez le lieu

Quelques jours avant le congrès, travaillez avec le gestionnaire du lieu afin de vous préparer à l’avance pour le congrès. Posez des décorations, des affiches, des chaises, des tables, une scène et d’autres articles dont vous avez besoin. Assurez-vous que tout est en ordre pour que la convention se déroule comme prévu.

Derniers préparatifs

Le jour du congrès, informez vos bénévoles de leurs tâches spécifiques et arrivez tôt pour que vous puissiez vérifier si tout est organisé.

Suivez ces conseils pour vous aider à organiser facilement un congrès. Attendez-vous à de longues nuits blanches pendant la préparation de la convention. Vos sacrifices et votre travail acharné seront récompensés après la convention.

Comment organiser un congrès ?
4.5 (90%) 2 votes